Personvern- og cookie policy

Din personlige integritet er veldig viktig for Alektum Group. For å kunne gi deg mer transparent og klar informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger, har vi delt vår personvern-policy inn i forskjellige kapitler. Avhengig av om du navigerer på vårt nettsted, er abonnert på våre nyhetsbrev eller har mottatt en brev fra Alektum Group, vil forskjellige deler av denne policy gjelde for deg. I hver personvernnotis beskriver vi i detaljer hvilke personopplysninger vi har om deg, og hvordan vi bruker dem. Vi har også utvidet informasjonen til å snakke om dine rettigheter, for eksempel hvordan du kan få tilgang til dine personopplysninger, hvordan du kan korrigere dem, og hvordan du kan be om at dine opplysninger ikke lenger skal brukes.

Personvern - nettsted og nyhetsbrev

Vi ber deg lese denne personvernpolicy for å få vite mer om hvordan personopplysninger kan samles inn og behandles når du bruker vårt nettsted eller abonnerer deg på våre nyhetsbrev.

Alektum Group (behandlingsansvarlig) er ansvarlig for alle personopplysninger. Du finner informasjon om vårt selskap, med telefonnummer og kontaktformularer nederst på denne siden.

Hvilke opplysninger vi samler inn

”Personopplysninger” er informasjon som alene eller sammen med annen informasjon kan brukes for å identifisere, kontakte eller lokalisere en enkelt person, eller til å identifisere et individ i en sammenheng.

Når du interagerer med vårt nettsted, kan det hende at du blir bedt om å skrive inn ditt navn, din e-postadresse, ditt telefonnummer, navnet på din bedrift, case-nummer eller andre detaljer som kan være til hjelp for det du ønsker å gjøre.

Det er viktig for deg å vite at den informasjonen du gir oss, vil bli registrert. Vi ber deg derfor om følgende: Unngå å oppgi spesielle typer personopplysninger eller “sensitive opplysninger” som definert i den nye personvernforskriften GDPR, som helsetilstand, rase eller etnisk opprinnelse, politiske meninger, osv.

Våre produkter og tjenester er ikke beregnet på barn.

Hvordan oppnår vi personopplysninger om deg?

Vi samler inn informasjon om deg på følgende måter:
  • Når du oppgir kontaktopplysninger i forbindelse med at du ber om informasjon om våre produkter eller tjenester, via kontaktformularene på dette nettstedet, men også på telefonen eller i fysiske møter.
  • Når du abonnerer på våre nyhetsbrev som sendes ut som e-post.
  • Når du laster ned dokumenter fra vårt nettsted.
  • Når du melder deg på en av våre arrangementer eller seminarer (inkludert webinars).
  • Via åpne, offentlige kilder (f.eks. LinkedIn eller selskapers nettsteder).

Hvordan bruker vi dine personopplysninger

De opplysningene vi samler inn om deg når du registrerer deg for mottak av våre nyhetsbrev, når du svarer på en undersøkelse eller et markedsføringsprosjekt, når du navigerer på vårt nettsted, eller når du bruker andre funksjoner på nettstedet, kan vi bruke på følgende måte:
  • Til å se hvordan du bruker våre nettsteder og hvordan du interagerer med våre nyhetsbrev slik at vi for eksempel kan tilpasse mer personlig det innholdet vi tilbyr deg, tilby deg de produktene du er mest interessert i, og til å få bedre forståelse for hvilket innhold som er mest populært blant de som mottar våre nyhetsbrev på e-post fra oss. (Se også vår cookie-policy under). Behandlingen av opplysningene er basert på vår legitime interesse, som vi har veid opp mot interessene til våre gjester, kunder og forretningskontakter.
  • Til å svare på et spørsmål, en forespørsel om tjenester, og/eller for å forvalte våre tjenester, inkludert svar på dine forespørsler. Til å administrere en konkurranse, en reklamekampanje, en undersøkelse eller andre nettstedsfunksjoner, til å holde kontakten med deg etter en korrespondanse (på e-post eller på telefon). Behandlingen av opplysningene er basert på en kontrakt eller en avtale og på vår legitime interesse, som vi har veid opp mot interessene til våre gjester, kunder og forretningskontakter.
  • Til å be om vurderinger og gjennomgang av våre tjenester eller produkter. Behandlingen av opplysningene er basert på vår legitime interesse, som vi har veid opp mot interessene til våre gjester, kunder og forretningskontakter.
  • Til å administrere nyhetsbrev og invitasjoner. Behandlingen er basert på ditt samtykke. Dersom du er en av våre kunder, eller dersom du arbeider for en av våre kunder, er behandlingen basert på vår legitime interesse, som vi har veid opp mot interessene til våre gjester, kunder og forretningskontakter.

Om våre nyhetsbrev

Dersom du har abonnert på våre nyhetsbrev, kan du ganske enkelt og på et hvilket som helst tidspunkt, melde deg ut av denne tjenesten ved å klikke på “unsubscribe”-lenken som du finner i e-postmeldingene vi sender deg. Du kan også melde deg ut av abonnementet ved å fylle ut kontaktformularet nederst på denne siden.

Om kommunikasjon per e-post

Viktig! Når det gjelder sikkerhet og konfidensialitet er kommunikasjon per e-post risikabel. En e-postmelding kan sammenlignes med et postkort. Vi ber deg derfor om følgende: Legg ikke inn informasjon som er sensitiv, eller informasjon som du ikke ønsker at uvedkommende skal kunne se.

Hvordan opplysningene lagres og beskyttes, og hvem som har tilgang til dem

Dine personopplysninger oppbevares i sikrede nettverk, og er kun tilgjengelig for et begrenset antall personer som har spesielle tilgangsrettigheter til slike systemer. Disse personene plikter å holde informasjonen konfidensiell. I tillegg vil all sensitiv/kredittinformasjon du gir bli kryptert ved hjelp av Secure Socket Layer (SSL)-teknologi.

For å ivareta sikkerheten for personopplysningene iverksetter vi flere sikkerhetstiltak når en bruker taster inn, registrerer eller konsulterer sine personopplysninger.

Utlevering til tredjepart

Dine personopplysninger blir ikke solgt, forhandlet eller overført til eksterne tredjeparter. Dette gjelder ikke verter av nettsteder og andre partnere som gir assistanse for drift av vårt nettsted, som driver vår virksomhet eller som tjener våre brukere, i den grad disse partene går med på å holde opplysningene konfidensielle. Vi kan også utlevere opplysninger dersom dette er forsvarlig for å overholde loven, styrke vår policy i våre anlegg, eller beskytte våre egne eller andres rettigheter, eiendommer eller sikkerhet.

Opplysninger om besøkere som ikke kan føres til personlig identifikasjon kan ellers gis til tredjeparter for markedføring-, reklame- eller annen bruk.

Vi inkluderer ikke, og tilbyr ikke produkter eller tjenester fra tredjeparter på vårt nettsted.

Hvor lenge vil vi oppbevare dine personopplysninger?

Vi vil kun oppbevare dine personopplysninger i den tiden som er nødvendig for den formålet de ble innsamlet for. Hvor lenge vi bevarer informasjonen er avhengig av hva denne informasjonen er beregnet på. Vi oppdaterer regelmessig e-postlistene for våre nyhetsbrev for å sikre oss at de som ikke lenger er interessert, har blitt trukket fra listen.

Du har kontroll over dine personopplysninger – Dette er dine rettigheter

EUs personvernforordning GDPR gir deg mange rettigheter.
  • Tilgang: Du har rett til tilgang til de personopplysningene vi har om deg, og du har rett til å vite hva vi bruker dem til. Det kan være at vi i denne forbindelse ber deg om et identitetskort. Dersom du kommer med denne typen forespørsel, vil vi prøve å gi deg svar så fort som mulig, senest innen en kalendermåned.
  • Rettelse: Du har rett til å be oss rette på personopplysninger som ikke er korrekte, eller som krever oppdatering.
  • Sletting: Du har rett til å be oss om å slette enhver personopplysning som gjelder deg. Vi vil vurdere enhver forespørsel om sletting, tilfelle for tilfelle, og vil gi deg svar så fort som mulig, senest innen en kalendermåned. Dersom du har lagt inn innhold på Alektum Group, og du ønsker at dette blir slettet, ber vi deg om å informere oss om dette.

Dersom du ønsker å utøve noen av disse rettighetene, ber vi deg bruke kontaktformularet nederst på denne siden.

Eksterne lenker

Husk at dersom du bruker en lenke for å gå fra et nettsted til et annet, eller dersom du ber om en tjeneste fra en tredjepart, vil ikke lenger denne personvern-policy gjelder når du har forlatt vårt nettsted. Din navigasjon og interaksjon på andre nettsteder er underlagt reglene og policy som gjelder for disse.

Hvordan vi kommuniserer oppdateringer

Du vil bli varslet om endringer i vår personvern-policy på denne siden, og med varsler på nettstedet.

Er du misfornøyd med hvordan vi behandler dine personopplysninger?

La oss få vite det! Bruk kontaktformularet nederst på denne siden, eller send en e-post til info@alektumgroup.com.

Du kan også kontakte Datatilsynet.

Cookie-policy

En cookie eller informasjonskapsel er en liten datafil som plasseres på din datamaskin av et nettsted du besøker. Informasjonskapselen lagrer og overfører informasjon til serveren til det nettstedet som besøkes av nettleseren/datamaskinen. En informasjonskapsel har også et tidsstempel som definerer når den går ut. (Mer informasjon om tidsstempel og når kapselen går ut finner du i avsnittet Midlertidige og vedvarende cookies.)

Cookie-kategorier

Cookies kan deles inn i fire kategorier. Alektum Group bruker alle disse typene cookies på sitt nettsted.
  • Cookie-kategori: Nødvendig
    Nødvendige cookies gjør det mulig å bruke nettstedet, ved å aktivere grunnleggende funksjoner, som sidenavigasjon. Uten disse cookies vil ikke nettstedet kunne fungere korrekt.
  • Cookie-kategori: Ytelse
    Ytelses-cookies gjør det mulig for nettstedet å huske informasjon som er viktig for hvordan det fungerer, for eksempel informasjon om ditt land/det språket du bruker.
  • Cookie-kategori: Statistikk
    Statistikk-cookies hjelper eierne av nettstedet med å forstå hvordan de besøkende bruker nettstedet, ved å samle inn og bruke anonym informasjon.
  • Cookie-kategori: Markedsføring
    Markedsførings-cookies brukes til å spore opp besøkende mellom forskjellige nettsteder. Målet er å vise personen reklame som er relevant og innbydende for den individuelle bruker, og dermed er av større verdi for utgiver og for tredjepart som reklamepartner.

Midlertidige (øk)-cookies og vedvarende cookies
  • Midlertidige cookies
    En midlertidig cookie eller økt-cookie finnes kun i det midlertidige minnet mens du navigerer på nettstedet. Som regel slettes disse cookies av nettleseren når du lukker nettleservinduet. I motsetning til andre cookies har ikke de midlertidige cookies en utgå-dato, og det er derfor nettleseren vet at de skal behandles som økt-cookies.
  • Vedvarende cookies
    I stedet for å utgå når nettleseren lukkes, som er tilfellet for midlertidige cookies, vil en vedvarende cookie utgå på en spesiell dato, eller etter en bestemt periode. Dette betyr at informasjonen i denne informasjonskapselen i hele informasjonskapselens levetid, vil bli sendt til serveren til nettstedet den er knyttet til, eller hver gang du ser på en ressurs som er knyttet til dette nettstedet, fra et annet nettsted (for eksempel en reklame).

    Vedvarende cookies brukes til å registrere browsing-vaner over en lengre periode, og til å holde brukerne logget inn til sine kontoer, slik at de slipper å legge inn login-informasjon hver gang der går inn på nettstedet.

Styring av cookies

Dersom du ikke ønsker å gjøre bruk av cookies, kan du skru dem av i sikkerhetsinnstillingene på din nettleser. Du kan også stille inn nettleseren slik at du får et varsel hver gang et nettsted prøver å plassere en cookie på din datamaskin. Tidligere lagrede cookies kan styres via nettleseren.

For å få mer informasjon om hvordan slike cookies er lagret på din nettleser, hvordan de kan slettes og hvordan du skal foreta innstillinger avhengig av om du aksepterer dem, eller ikke, bør du lese hjelp-sidene til din nettleser.

Personvern

Behandling av personopplysninger I henhold til EU/EØS Personvernforordning

Den norske Personoplysningsloven er regulert slik at Personvernforordningen (Forordning (EU) nr. 2016/679) vil være gjeldende i Norge fra 1.juli 2018. Forordningen er en beskyttelse for fysiske personer med tanke på behandling av persondata. Her kan du lese hvordan vi i tråd med forordningen behandler dine persondata, hvor lenge de lagres, hvordan de sikres, dine rettigheter og hvordan du skal klage på behandlingen.

Hvordan bruker vi dine persondata.

Har du mottatt en faktura med betalingsdetaljer til Alektum Group?

Alektum Group bistår andre selskaper med å administrere fakturaer, betalingsprosess og utsendelse av påminnelser som en del av kundeservicen. Ved gjennomføringen av denne tjenesten behandler vi dine persondata på vegne av vår oppdragsgiver. For mer detaljert informasjon om hvordan persondataene behandles, for formålet med behandlingen og hvilke rettigheter du har vennligst kontakt leverandør som er avtalepart. Selgers kontaktdata fremgår alltid av fakturaen du har mottatt.

Har du mottatt kravbrev eller betalingsoppfordring fra oss?

Gjennom vårt innfordringsarbeid behandler Alektum Group persondata for følgende kategorier:
  • De som har en krav som skal betales (skyldner) – eller dennes representant
  • De som skal oppfylle en avtale/ forpliktelse
  • De som har stilt sikkerhet eller er medskyldner

Vi behandler persondata om deg fordi et eller flere krav mot deg som har forfalt til betaling til en eller flere av våre oppdragsgivere. Vi gjennomfører såkalt inndriving av pengekrav for å sikre betaling eller annen løsning på en effektiv måte innenfor rammen av gjeldende lovgivning. Behandlingen utføres i medhold av artikkel 6 b,c,e og f i GDPR og legger vekt på dialog og frivilling betaling.

Innfordring er et felles begrep for alle ulike saksbehandlingstiltak som iverksettes – dette kan bestå i utsendelse av påminnelser, betalingsoppfordring, kravbrev og varsler. Eller det kan bestå av håndtering av betalinger, kontakt med skyldners representanter, kontakt med myndigheter, tiltak for rettslig pågang og sikring av kravet.

For å gjøre det mulig for oss å gjennomføre ovennevnte tiltak har vi behov for kontakt- og adressedetaljer inkludert ditt personnummer. Det er viktig for Alektum Group at informasjonen vi benytter er korrekt og oppdatert. Derfor vil vi sørge for at adressedetaljer oppdateres jevnlig mot folkeregistret. Til dette benytter vi ekstern leverandør – Evry - som i den sammenheng behandler dine persondata.

Dersom du bor eller har flyttet til et annet land, kan Alektum Group benytte egne kontorer eller annen partner som opererer i det aktuelle landet. Personlige data om deg og kravet vil da bli delt med den aktuelle part.

Videre må vi behandle data om kravet som er ubetalt, evt avtale, faktura og andre fakta rundt leveransen som kravet representerer, herunder også evt. nedbetalinger.

For å kunne vurdere hvilke tiltak som skal iverksettes, må vi også vite noe om din økonomiske situasjon og kredittopplysningsstatus. Ligningsdata leveres av Experian.

Som følge av dette behandler Experian persondata om deg.

Kredittopplysninger og ligningsdata benyttes av våre saksbehandlere som beslutningsgrunnlag for aktuelle tiltak. I noen tilfeller setter vi opp automatiserte prosesser som støtte for saksbehandler. Dette betyr at beslutning om hvilke tiltak som skal tas, blir gjort automatisk basert på forhåndsbestemte variabler, i stedet for at saksbehandler tar beslutning i hvert enkelt tilfelle.

Det vil også forekomme at vi må dele persondata eller gjøre de tilgjengelige for at behandlingstiltak kan gjennomføres, så som til vår oppdragsgiver, eksterne leverandører av postdistribusjon og digital distribusjon, IT-support, systemleverandør, juridiske samarbeidspartnere og offentlige myndigheter.

Bortsett fra persondataene nevnt over, kan det forekomme sensitive opplysninger (f. eks. helseopplysninger), men da kun der informasjonen er gitt av den det gjelder eller etter samtykke. Og kun i de tilfeller der slik informasjon er nødvendig for å gjennomføre rettslige forhandlinger i enkeltsaker. I disse tilfellene foregår behandlingen i følge Artikkel 9a, 9f og 10 i GDPR, sammen med personvernlovens bestemmelser.

Informasjonen benyttes også i begrenset grad til forretnings- og metodeutvikling, driftsplanlegging, statistikk, overvåking og risikostyring. Informasjonen benyttes da til å utvikle og analysere iverksatte tiltak i den hensikt å minimere kredittap. (Artikkel 6f i GDPR)

Bistår du en av våre oppdragsgivere, samarbeidspartnere, eller er du tilknyttet offentlig myndighet?

Alektum Group behandler parsondata for følgende kategorier:
  • Kontaktperson, medarbeidere eller garantist for vår oppdragsgiver
  • Kontaktperson for potensielle kunder
  • Kontaktperson for offentlige myndigheter, inkludert kontaktperson i bestemte saker
  • Kontaktperson hos leverandører eller andre samarbeidspartnere

Informasjonen benyttes for kontakt for å gjennomføre en leveranse iht. avtale og i forhold til rapportering, fakturering og avregning. (Artikkel 6 b,c og f i GDPR)

Bruk av persondata iht. Artikkel 6f, benyttes i vår interesse for å markedsføre våre tjenester og utvikle vår kundebase.

Personlige opplysninger for kontaktpersoner hos offentlige myndigheter benyttes for å gjennomføre juridiske tiltak, herunder rettslig pågang, tinglysning, opphevelse av tinglysning, sletting av pant og gjeldsordning. (Artikkel 6c, e og f i GDPR). Behandlingen etter Artikkel 6f, utføres i vår eller i våre klienters interesse for en effektiv innfordring av ubetalte krav.

Personlige opplysninger for kontaktpersoner hos klienter, leverandører eller samarbeidspartnere benyttes også i tilfeller der vi må gjennomføre tilsynsmessige tiltak knyttet til hvitvasking av penger, sikkerhet og for vurdering av økonomisk evne til å oppfylle en økonomisk forpliktelse.

Kun den informasjon som er nødvendig for å oppnå ønsket resultat behandles.

Sensitiv informasjon vil kun bli behandlet dersom det er nødvendig for oss å gjennomføre tilsynsmessige tiltak knyttet til hvitvasking av penger. (Artikkel 6 b og c i GDPR – Kap. 5 Seksjon 6 I hvitvaskingsdirektivet 2017:630)

Informasjonen benyttes også i begrenset grad til forretnings- og metodeutvikling, driftsplanlegging, statistikk, overvåking og risikostyring. Informasjonen benyttes da til å utvikle og analysere iverksatte tiltak i den hensikt å minimere kredittap. (Artikkel 6f i GDPR)

Hvor lenge lagres dine personlige data.

Alektum Group er ansvarlig for sletting av personlige data iht. bransjestandard når det ikke lengere er behov for å lagre disse data for å oppnå en løsning.

Lagringstiden vil derfor variere.

Personlige data er innhentet under innfordringsprosessen og vil være knyttet til en aktiv sak i hele saksløpet. Den personlige koblingen til en sak anonymiseres senest 3 år etter sakens avslutningsdato.

Personlige data som er innhentet for å følge opp et kundeforhold og ,om nødvendig, innhente kredittopplysning om en kunde, partner eller garantist anonymiseres senest 3 år etter avsluttet kundeforhold og alt mellomværende mellom partene er avklart og oppgjort.

Personlige data som er innhentet for kontroll knyttet til hvitvasking og som er regulert i hvitvaskingsregulativet lagres i inntil 5 år eller i henhold til den til enhver tid lovregulerte lagringsperiode. Tiden løper i fra det tidspunkt en handling eller transaksjon ble gjennomført eller et forretningsmessig forhold ble etablert.

Personlige data som er innhentet for utvikling, analyse eller markedsføring lagres i inntil 3 år etter siste kontakt. Ved avmelding fra nyhetsbrev eller lignende vil dataene bli slettet umiddelbart.

Uavhengig av ovennevnte lagringstider, kan Alektum Group lagre data i lengere perioder med det formål forsvare og sikre juridiske krav. Personlige data som er nødvendige for fakturering og regnskapsføring, lagres i henhold til regnskapsloven – som i dag betyr 10 år.

Du kan føle deg trygg på oss – vi sikrer alltid dine personlige data

Alektum Group er alltid forpliktet til å beskytte dine personlige data, også når vi engasjerer en ekstern part for å utføre behandlingen. Vi utgir aldri personopplysninger med mindre det er behov for det i forhold til å løse våre oppdrag eller vi er lovpålagt slik utlevering. Videre er vi underlagt taushetsplikt i noen av våre tjenester.

Vi er også restriktive med hensyn til å distribuere personopplysninger internt i Alektum konsernet, ved at kun de ansatte som har behov for tilgang har slik tilgang, i den tidsperioden de har et legitimt behov, for å gjennomføre sine arbeidsoppgaver.

Videre sikrer vi at alle våre IT-systemer og lagringsmedier der personlige data lagres er beskyttet mot uautorisert tilgang. (F.eks. brannmurer, virusbeskyttelse, strenge krav til passord, logging i systemene, etc.)

Når det er behov for å overføre personlige data intern eller til en ekstern part utenfor vårt IT-miljø – gjøres dette ved hjelp av sikre overføringsmetoder.

Til slutt, vi sikrer at sikkerhetskopier av våre systemer og filer håndteres forskriftsmessig for å unngå tap av data.

Du har kontroll over dine personlige data. Dette er dine rettigheter

Når Alektum Group behandler dine personlige data, har du flere rettigheter.(se nedenfor)

Du kan benytte dine rettigheter ved å ta kontakt med oss ved å benytte skjemaet under kontakt oss, eller via din innlogging i Plan & Pay. Du kan også kontakte oss pr. telefon.
  • Du har rett til å få et utdrag av de personopplysninger vi har lagret om deg og hvordan disse behandles.
  • På henvendelse fra deg, eller etter innhentet oppdatering, skal vi rette opp eller fjerne informasjon som er feil eller ikke lengre nødvendig. Alternativt begrenses tilgangen av denne informasjon.
  • Du har rett til å inngi innsigelse om vår bruk av dine personlige data for gjennomføring av saksbehandling
  • Du har rett til å be om at dine personlige data ikke benyttes til direkte markesdsføring
  • Du har rett til innsyn i personopplysningene vi behandler ved gjennomføring av en avtale med deg.
  • Dersom vi benytter personopplysninger om deg basert på samtykke fra deg, har du rett til å trekke samtykket når som helst.

Er du misfornøyd med vår behandling av dine personlige data. I såfall har du mulighet til å klage.

Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte vårt personvernombud ved å sende brev til Alektum AS – personvernombud, Postboks 2370, 3103 TØNSBERG.

Har du spørsmål til ovenstående kan du kontakte os ved å benytte kontaktskjema eller ringe din saksbehandler – Tlf. 33 74 45 00. Mail kan også benyttes. *)

*) NB! Ved bruk av mail er det viktig å være klar over risiko og sikkerhet ved oversendelse. En mail må sees på som et postkort som andre kan lese, så derfor bør du ikke sende sensitiv informasjon på denne pr. mail om du ikke vil at uvedkommende skal se innholdet.